Obsługa kadrowo-płacowa – kiedy warto się na nią zdecydować?

Niezależnie od wielkości prowadzonej działalności coraz więcej firm decyduje się na outsourcing płacowy czyli współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym w ramach obsługi kadr i płac. Jest to spore odciążenie, zarówno finansowe, jak i personalne. Mniejsza ilość pracowników to mniejsze koszty trwałe, brak dodatkowych wypłat czy dofinansowań pracowniczych. Czy jest to dobre rozwiązanie? Kiedy warto z niego skorzystać?

Outsourcing – co to jest?

To nic innego jak wynajęcie innej firmy specjalizującej się w danym zakresie do wykonywania zadań dla naszego przedsiębiorstwa. Ze względu na optymalizację kosztów oraz wygodę, po to rozwiązanie sięga coraz więcej chętnych, niezależnie od struktur i ilości pracowników. Zewnętrzna obsługa karowo-płacowa daje wiele możliwości. Między innymi pozwala na oszczędności – wówczas zredukowane zostają koszty utrzymania pracowników, co wiąże się również z obniżeniem kosztów trwałych (wyposażenie w biurka, sprzęt niezbędny do pracy) oraz innych wydatków takich jak szkolenia czy zakup nowych systemów informatycznych. Przekazanie odpowiedzialności firmie zewnętrznej daje poczucie, że wszystko spoczywa w rękach specjalistów i odciąża kierownictwo od podejmowania decyzji z obszaru kadr i płac. Zakres usług określa umowa, istnieje zatem możliwość przekazania części obowiązków, a pozostała może spoczywać w rękach wykwalifikowanych pracowników wewnątrz struktur.

Dlaczego warto zdecydować się na obsługę kadrowo-płacową?

Obsługa kadrowo-płacowa przez firmę zewnętrzną może być wdrożona w dowolnym momencie. Najczęściej decydują się na nią przedsiębiorstwa, które:

– szukają oszczędności, ale nie chcą robić tego kosztem pensji lub zwalniania pracowników,

– są małe, nie mają warunków do zatrudniania kolejnych pracowników i chcą skorzystać z zewnętrznych usług,

– chcą mieć pewność, że wszelkie czynności związane z naliczaniem płac są wykonywane zgodnie ze zmieniającymi się przepisami, a dane osobowe firmy bezpieczne,

– potrzebują wsparcia specjalisty w zakresie wynagrodzeń w przypadku restrukturyzacji,

– borykają się ze zbyt dużą rotacją wewnątrz działu kadrowo-płacowego i z problemami organizacyjnymi.

Obsługa kadrowo-płacowa to rozwiązanie dla każdego, niezależnie od rozmiaru firmy i sposobu jej funkcjonowania. To nie tylko oszczędności i brak kolejnych osób w siedzibie, ale również wygoda i zwolnienie z odpowiedzialności pilnowania terminów i przepisów kodeksu pracy. Można również uniknąć w ten sposób niepotrzebnego rozprzestrzeniania się informacji o wynagrodzeniach wewnątrz firmy i zachować ciągłość obsługi niezależnie od urlopów pracowniczych.

Podjęcie decyzji o skorzystaniu z usług specjalistycznej firmy jest znacznie  prostsze niż jej wybór. Tu należy zachować ostrożność i zrobić porządną analizę ofert rynkowych. Główne czynniki, które powinniśmy wziąć pod uwagę, to doświadczenie i profesjonalizm firmy. Ze względu na wrażliwy obszar, który będzie powierzony zewnętrznemu kontrahentowi, cena nie powinna stać się głównym wyznacznikiem dokonanego wyboru. Konieczne jest również sporządzenie umowy w taki sposób aby nie było wątpliwości co do zakresu wykonywanych obowiązków.