niszczarki do dokumentow

Niszczarka do dokumentów – dlaczego jest niezbędna w biurze?

Niszczarka do dokumentów to element wyposażenia większości biur, bez którego dziś trudno wyobrazić sobie ich działanie. W siedzibie firmy znajduje się najczęściej przynajmniej jedna profesjonalna niszczarka pozwalająca szybko pozbyć się niepotrzebnych i nieaktualnych pism i dokumentów. Dlaczego niszczarka biurowa jest tak ważna i czy jej posiadanie jest obowiązkowe?

Dlaczego niszczarka do dokumentów jest potrzebna?

W większości biur drukuje się i przechowuje dużą ilość papierowej dokumentacji takiej jak m.in. umowy, sprawozdania, faktury, pisma urzędowe etc. Dokumenty zawierające dane wrażliwe czy poufne informacje powinny pozostać tajne, nawet gdy zapisy w nich zawarte przestają obowiązywać. Jest to rozwiązanie narzucone prawnie: stosowne zapisy znajdują się w Ustawie o Ochronie Danych Osobowych, zgodnie z którą wszystkie papiery zawierające dane osobowe muszą być chronione. Aspekt ten ma jeszcze większe znaczenie od momentu zaostrzenia przepisów RODO. Gdy papiery nie są już potrzebne, warto więc, aby zostały zniszczone w taki sposób, by ewentualna osoba postronna nie była w stanie odczytać zawartych na nich informacji. Można oczywiście rozdrabniać papier ręcznie lub ciąć go na kawałki nożyczkami bądź nożykiem do papieru, ale byłoby to czasochłonne, męczące i mało efektywne działanie – zwłaszcza w dużych firmach, gdzie drukuje się i przetwarza dużą ilość dokumentów. O wiele prostsze jest użycie niszczarki do dokumentów.

Niszczarka biurowa: działanie

Niszczarka to urządzenie mechaniczno-elektryczne składające się ze specjalnej głowicy tnącej, silnika wprawiającego ją w ruch, podajnika na papier i pojemnika na resztki niszczonych dokumentów. Niszczarka biurowa szybko (prędkość zależy od rodzaju urządzenia, wyrażana jest w ilości kartek papieru niszczonych w ciągu minuty) rozdrabnia papiery, tnąc je na cienkie paski. Pozostałości zutylizowanych w niszczarce dokumentów można później bez obaw wyrzucić: z tak drobnych fragmentów nikt niepowołany nie będzie już w stanie odczytać żadnych ważnych danych. Niszczarki dzielą się według stopnia bezpieczeństwa: im jest on wyższy, tym mniejsze są fragmenty dokumentów pozostałe po ich zniszczeniu (szerokość ścinka wynosi w zależności od stopnia bezpieczeństwa od 12 do 1 milimetra. Najwyższy stopień bezpieczeństwa wymagany jest przy dokumentach ściśle tajnych).

Zalety niszczarki do dokumentów

Obok drukarki, kserokopiarki czy faksu niszczarka biurowa to jeden z najważniejszych elementów wyposażenia każdego zakładu pracy. Rodzaj niszczarki powinien być dobrany do potrzeb biura: znaczenie mają tu przede wszystkim takie parametry sprzętu jak ilość niszczonych kartek na minutę (im więcej dokumentów ma podlegać utylizacji, tym prędkość powinna być wyższa), rozmiar podajnika papieru oraz pojemnika na odpady, a także rodzaj poddawanych niszczeniu nośników. W sprzedaży są niszczarki do dokumentów, w których można umieścić także inne nośniki danych (np. dyskietki lub płyty CD z danymi poufnymi). Posiadając w biurze niszczarkę, szybko i bezproblemowo zniszczysz wszystkie nieaktualne i stare dokumenty, zapewniając firmie dyskrecję i zabezpieczenie przed karami wynikłymi z ewentualnej kontroli ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie.

Niszczarka nie jest obowiązkowym elementem wyposażenia biura, wymagane jest jednak dbanie o bezpieczeństwo i poufność danych zawartych na dokumentach. Z tego względu zdecydowana większość firm decyduje się na jej zakup: posiadanie niszczarki usprawnia pracę i znacząco ją przyśpiesza.

idealnebiuro.pl – sklep internetowy z artykułami biurowymi

You May Also Like

Maty wejsciowe

Maty wejściowe i ich wpływ na renomę przedsiębiorstwa

Rejestrator zuzycia energii elektrycznej

Rejestrator zużycia energii elektrycznej, czyli podstawa zrównoważonej produkcji

jarmark bozonarodzeniowych

Sprzedaż dekoracji i ozdób bożonarodzeniowych pod namiotem handlowym

Odchow cielat

Odchów cieląt – zasady żywienia i podstawowe zabiegi pielęgnacyjne